set 28 2016

Escritórios de Processos: Realizadores ou Orientadores?

Como bem sabemos, cada vez mais as organizações estão adotando práticas mais modernas de gestão do dia a dia e com isso buscam melhorar seus resultados eliminando erros e desperdícios. Além disso, procuram alinhar a estratégia organizacional e os processos para que esse alinhamento se torne uma eficaz ferramenta de transformação. Isso tudo está presente na disciplina de gestão conhecida como BPM, ou, gerenciamento de processos de negócio. Porém, um elemento crucial para a adesão prática da disciplina precisa ser reconhecido e estabelecido. Esse elemento, viabilizador e mantenedor dos novos métodos, é conhecido como Escritório de Processos. Tradicionalmente, um escritório de processos precisa cuidar de uma série de etapas para a mais adequada adoção de BPM. Por exemplo:

1- Divulgação e conscientização da gestão por processos para os colaboradores da organização;

2- Desenvolvimento e manutenção do método de gestão por processos da própria organização;

3- Capacitação e desenvolvimento de competências profissionais no método;

4- Gestão de projetos envolvendo diagnóstico e melhoria de processos.

Além disso, quando a organização é iniciante ou ainda possui baixa maturidade no tema BPM, é bastante comum encontrar escritórios de processos que, além de tudo que mencionei antes, também atuam como os “braços e mentes” da realização das atividades de BPM. Ou seja, acabam por concentrar uma equipe de especialistas no tema e esses especialistas funcionam como consultores internos. Esse tipo de configuração, apesar de muitas vezes necessária, é bastante arriscada e encontra problemas recorrentes, sendo um dos mais críticos, a limitação da capacidade de realização dos projetos ou “estrangulamento produtivo”, criando assim, inúmeros gargalos na demanda interna. Além disso, quando o escritório é o responsável final pela realização de todas as ações de levantamento, documentação, proposição de melhorias, implantação, monitoramento etc. existe um outro efeito igualmente ruim na organização. As unidades de negócio ou áreas funcionais não se sentem como parte responsável pelo resultado e esse fenômeno acaba provocando uma sensação de distanciamento das iniciativas de BPM e até mesmo da importância dessas ações.

É muito comum encontrar nesse tipo de escritório de processos, profissionais bastante estressados e desmotivados, pois sentem que estão carregando as iniciativas nas costas e, ao mesmo tempo, quase ninguém da organização percebe valor no trabalho realizado. É igualmente comum ouvir nessas organização frases como, “isso é com o pessoal de processos”, “já pedi para olhar os nossos processos, mas eles ainda não vieram aqui”, e outras frases parecidas. Obviamente, esse tipo de declaração é uma clara evidência de distanciamento entre o que a organização diz querer, e o que é realmente capaz de fazer. Nesses casos, nas diversas áreas da organização, ninguém se sente verdadeiramente responsável pelo resultado dos seus processos e a gestão do dia a dia. Porém, também temos o outro lado da moeda. Existem organizações bastante maduras em BPM e com consciência da enorme necessidade de envolvimento de todos para que a gestão por processos se torne uma prática real – e não uma série de projetos e iniciativas com dificuldade de mostrar valor.

As organizações mais avançadas na gestão por processos, na maior parte das vezes, possuem seus escritórios de processos em níveis hierárquicos mais próximos da gestão estratégica. Normalmente, não ficam atrelados sob uma gestão ou coordenação tático-operacional. Esses escritórios, além de manter a agenda motivacional de BPM bastante viva na organização, também mantém atualizado o método de gestão por processo, promovem e incentivam a capacitação dos colaboradores das áreas funcionais para que todos entendam o que está sendo feito e sejam capazes de tocar o dia a dia com entusiasmo e com o ferramental técnico necessário (BPMN, BPMS, CEP, Lean etc.).

Uma das maiores diferenças que percebemos entre escritórios realizadores de projetos (os que atuam em organizações com pouca maturidade de BPM) e os escritórios orientadores da prática (os que existem em organizações mais maduras no tema BPM) é que os escritórios orientadores se preocupam com a manutenção e utilização diária do método em cada área do negócio, fazendo com que os colaboradores se sintam parte crucial dos processos e responsáveis pelo seu desempenho. Os escritórios orientadores da prática não se tornam gargalos de adesão do método, pois já capacitaram as pessoas e criaram multiplicadores entusiastas da gestão por processos. Não ficam levantando e modelando processos o dia todo, pois a manutenção dos processos é de responsabilidade dos colaboradores (atores dos processos) e seus gestores.

Na verdade, cada vez mais esses escritórios atuam na definição da nova e mais dinâmica arquitetura organizacional orientada por processos, apoiando na criação dos indicadores de desempenho e, principalmente, na criação de indicadores organizacionais – os indicadores que retratam a capacidade organizacional de alcance de suas ambições e valores sociais. Um escritório de processos maduro é um instrumento estratégico para uma organização promover e manter sua constante transformação.

Um escritório de processos iniciante é um instrumento operacional para viabilizar a realização de projetos de processos e comprovação de pequenos ganhos operacionais. Ambos são valorosos, porém, é preciso iniciar a jornada organizacional da gestão por processos sabendo onde podemos, devemos e queremos chegar. Caso o contrário, os escritórios serão apenas mais uma área funcional organizacional, que pelo mesmo motivo das outras áreas da organização, acabará se isolando e distanciando das reais necessidades organizacionais e da sociedade (seu maior cliente). Portanto, e para encerrar, gostaria de deixar aqui minha colaboração final.

Se a sua organização já possui ou está definindo um escritório de processos do tipo “realizador”, não tem problema, desde que se defina a evolução do mesmo ao longo da jornada.

Se a sua organização já funciona com um escritório de processos mais “orientador”, prepare-se, pois seu próximo desafio é apoiar a camada estratégica na nova e necessária transformação organizacional.

É um mundo mais abrangente e dinâmico que estamos vivendo, não é mais viável manter dogmas institucionais e isolamento social. Já estamos todos unidos e o tempo todo. Queira ou não.

http://www.gartcapote.com/bpm-podcasts.html

Aproveite para ouvir, baixar e compartilhar o “BPM Podcasts”.

Gart Capote, CBPP

Gart Capote, CBPP

BPM & Customer Journey Expert

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set 28 2016

Manifesto Contra o Conformismo na Gestão Por Processos

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“Um manifesto pode ser entendido como uma declaração pública de princípios e intenções para (1) apresentar um ponto de vista, (2) denunciar um problema e/ou (3) convocar a comunidade para uma determinada ação. Neste manifesto, estes três pontos se fazem presentes e conduzem o texto.”

Não é possível acreditar e aceitar que fazer o que sempre fizemos nos conduzirá a novos e melhores resultados.

É deveras atordoante ouvir de analistas, consultores, gestores e de outros profissionais das mais diversas funções organizacionais, que muito não poderá ser feito, pois a direção da organização não entende e nem percebe o valor de BPM ou, no caso de organizações públicas, que não adianta lutar por certas mudanças, afinal, o que prevalecerá é a pressão ou a vontade política.

Isso é Conformismo.

Toda vez que ouço declarações desse tipo, imediatamente imagino o modelo mental de quem as profere.

Sempre digo que a maior mudança ou inovação não é, necessariamente, a mudança ou a inovação tecnológica, mas sim, a mudança de comportamento e mentalidade.

Os profissionais de processos, especificamente os simpatizantes e praticantes de Gerenciamento de Processos de Negócio – BPM, precisam assumir a responsabilidade de promover a mudança – a inovação da mudança de mentalidade.

Não basta alcançar certificações técnicas e titulações das mais variadas, o que precisamos – realmente – é aprender a dizer NÃO.

Dizer NÃO para propostas escusas, projetos mirabolantes que lesam a sociedade, escopos mal elaborados, trabalhos sem objetivos, produtos e serviços que ferem nossos princípios e os direitos de outros.

Nossa sociedade (mundialmente pensando), que está cada vez mais carente de valores e propósitos, precisa dar um basta imediato em todos os problemas que até agora temos “dado com os ombros”. Ao continuar agindo assim, só passamos para a próxima geração a responsabilidade de resolver, se revoltar, resolver… Desistir.

Os profissionais que trabalham com melhoria e gestão de processos são responsáveis diretos pelos resultados dos processos por eles melhorados e/ou geridos. Sei que é mais fácil negar e/ou compartilhar a culpa. Mas, se não assumirmos a responsabilidade, nada mudará.

Pense nos processos organizacionais como elementos vitais, não apenas para a organização em si, mas para a sociedade como um todo.

Pense na importância de um processo com a mesma intensidade que percebemos o valor da água em nosso planeta.

Adaptação

A água pode assumir as mais variadas formas, se ajustando e contornando obstáculos em direção ao seu destino (objetivo).

Processos inteligentes deveriam possuir esta mesma característica. Deveriam ter seu objetivo claramente definido, possuir fluxo de valor, desvios e eventos para tratamentos de exceção – sempre se valendo de regras dinâmicas e atualizadas para saber qual o correto caminho a seguir e entregar o que realmente tem valor.

Combate

A água pode ser utilizada para combater / extinguir variados tipos de incêndios. Processos inteligentes deveriam ser capazes de combater e até eliminar os “incêndios organizacionais”.

Esses incêndios diários, normalmente, são produzidos de forma espontânea.

Nos incêndios organizacionais temos os mais variados combustíveis; trabalho mal definido, serviços sem definição de valor, qualidade subdimensionada, relacionamento desvalorizado.

Esses combustíveis, associados aos comburentes: má vontade, mau uso da tecnologia, desconhecimento da realidade sobre a capacidade dos processos e reagindo com uma poderosa fonte de calor extremo, chamada de “resultado ruim”, normalmente entram em combustão e o incêndio se alastra.

Hoje, em boa parte das vezes, a brigada de combate ao incêndio organizacional é formada por pessoas – conhecidas também como Heróis Corporativos ou apenas, pessoas que “vestem a camisa”. É fácil reconhecer um membro desta brigada. Ele é visto com regularidade trabalhando após o expediente.

Vida

Água é vida.

Assim como a água é capaz de levar vida para regiões áridas e permitir a existência do ser humano, processos inteligentes devem ser capazes de prover melhores serviços públicos, melhor infraestrutura e, principalmente, melhor qualidade de vida para as pessoas.

Processos inteligentes são processos que foram bem analisados, medidos, melhorados e geridos. São processos capazes até de mudar o destino de populações inteiras.

Com processos inteligentes é possível, dentre muitas outras coisas, gerar mais empregos, fornecer melhor ensino, dar dignidade social, prover saúde pública adequada e preventiva, além de fornecer atendimento médico de qualidade quando necessário – nada parecido com discordar de escala de plantão e deixar pacientes na emergência sem atendimento. Se pensar bem, poderíamos arriscar, e igualmente dizer:

Processo é Vida.

Morte

Quando um ser humano é submerso em grande quantidade de água, e por muito tempo, seu corpo não resiste e sucumbe. Ele se afoga.

Processos burros, que não são nada além de burocracia, desperdício, trabalhos mal feitos, morosidade e incapacidade, têm a mesma facilidade que a água para promover afogamentos. São regiões inteiras, países até, que diariamente acordam submersos – inundados por uma quantidade absurda de processos ruins e desnecessários, promovendo assim, um enorme afogamento do desenvolvimento social.

Não há pessoa que não canse de nadar na tentativa de se manter na superfície e evitar um afogamento.

Não há cidadão que não se canse de lutar contra serviços públicos ruins para se manter vivo.

Não há empresário que não se canse de lutar contra a burocracia administrativa e os “super impostos” gerados por desperdícios, corrupção e mau uso do dinheiro público.

Se não agirmos agora, eles se afogarão.

Lembre-se:

“Nós”… Somos eles.

Portanto, caro leitor, se você leu este manifesto e se identificou ou simpatizou com a mensagem, eu tenho uma boa notícia. A solução é simples e está disponível imediatamente. Ela se chama VOCÊ.

Não permita continuar sendo contaminado por derrotistas e descrentes de plantão. Essas pessoas precisam de ajuda para encontrar um motivo para acordar todos os dias pela manhã. Essas pessoas não lideram. Essas posturas não constroem nada além de conformismo e resistência velada. Você está satisfeito com o funcionamento geral da sociedade?

Aproveite o seu conhecimento, a sua indignação, a sua revolta com o Status Quo e faça o que você deve fazer. Comece a dizer NÃO para tudo que você sabe que está errado e que pode prejudicar a humanidade, a sociedade, o seu país, o seu estado, a sua cidade, o seu bairro, a sua rua, a sua casa, a sua família… Você.

Ajudar a transformar a realidade, sempre fazendo melhor o que realmente deve ser feito. Esse deve ser o trabalho e única missão de todo profissional de processos.

Chega de aceitar e se conformar com tudo, tentando agradar a todo custo o contratante ou patrocinador da iniciativa.

Essa é a chamada para ação deste breve manifesto:

Profissional de Processos – Faça o que a sociedade precisa que seja feito.

www.GartCapote.com

Gart Capote, CBPP

Gart Capote, CBPP

BPM & Customer Journey Expert

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set 18 2016

BPM Day Brasília outubro de 2016

BPM Day Brasília, 07/10/2016

79ª edição do maior evento em BPM do mundo, o BPM Day da ABPMP Brasil, com mais de 30.000 participantes desde sua primeira edição em maio/2011, será em Brasília-DF.

Um dia completo dedicado à discussão de temas relacionados ao Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management) com apresentação de casos práticos.

Uma excelente oportunidade para estar em contato com o que há de mais avançado em BPM no mundo e fazer networking com profissionais de vários segmentos de negócio.

Data 07/10/2016
Local Brasília (Universidade Católica de Brasília – Campus I)

O evento

BPM Day tem como objetivo discutir o tema Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management) e apresentar casos práticos de implementação. É parte integrante da estratégia da ABPMP Brasil de difusão e capacitação profissional em BPM.

A edição BPM Day Brasília é a 79ª no Brasil e terá foco na apresentação de casos de implantação de BPM em organizações públicas e privadas.

Público-alvo

Gerentes de processo, donos de processo, analistas de processo, analistas de negócio, arquitetos de processo, designers de processo, e profissionais envolvidos em iniciativas de gerenciamento, controle, melhoria, redesenho, reengenharia e inovação em processos, modelagem de processos, análise e desenho de processos, gerenciamento de desempenho de processos, transformação de processos, organização de gerenciamento de processos, gerenciamento de processos corporativos e tecnologias de gerenciamento de processos de negócio.

Programação

  • Manhã
08h00 Recepção e credenciamento
08h40 Abertura do BPM Day
09h00 Estudo de caso 1
10h00 Café de Relacionamento
10h40 Estudo de caso 2
12h00 Almoço livre
  • Tarde
13h30 Estudo de caso 3
14h40 Estudo de caso 4
15h10 Café de Relacionamento
15h30 Estudo de caso 5
16h30 Estudo de caso 6
17h30 Encerramento

(*) Programação sujeita a alterações até o dia do evento

 

Realização

abpmp-br-logo

Organização

Logo-UCB

 

 

 

Patrocínio

 

Patrocinadores

 

 

 

 

 

Fonte: http://www.abpmp-br.org/bpm-day-brasilia-07102016/

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set 07 2016

BPM Day Brasília, 02/09/2016

No dia 02/09/2016 em Brasília no Espaço Cultural da ANATEL – Auditório, foi realizada com sucesso a 76ª edição do BPM Day da ABPMP Brasil, um dia completo dedicado à discussão de temas relacionados ao Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management). As apresentações de casos de implantação de BPM foram, nesta edição, tanto com foco em organizações públicas como nas privadas. Segue abaixo link para baixar as apresentações realizadas no dia.

1º Palestra “Gestão de Processos e Projetos na Agência Nacional de Telecomunicações – Anatel ”

por Jeann Vieira e Moisés Gonçalves
Tratou sobre:
Projeto de Reorganização com a finalidade de modernizar a estrutura administrativa da Agência para adequá-la ao cenário de convergência tecnológica e ampliar a eficiência da Agência na regulação e na fiscalização dos serviços de telecomunicações, com ênfase dos ganhos que BPM proporcionou.
Link para a apresentação Gestão de Processos e Projetos – Anatel – Jeann Vieira

2º Palestra “Ligando os pontos: BPM importa para Estratégia ou Estratégia importa para BPM?”

por Professor Marçal Chagas, IBMEC

Tratou sobre:
ESTRATÉGIA e a importância de BPM
BPM e a importância da Estratégia
POR QUE os pontos não se ligam?
COMO ligar os pontos?
Link para a apresentação Ligando os pontos- BPM importa para Estratégia ou Estratégia importa para BPM- – Marçal Júnior

3º Palestra “A Gestão de Processos para a Excelência da Gestão no Cebraspe”

por Rodrigo Viana

Tratou sobre:
Melhoria na gestão da Cebraspe com foto na Gestão de Processos.
Link para a apresentação A Gestão de Processos para a Excelência da Gestão no Cebraspe – Rodrigo Viana

4º Palestra “Modelagem Avançada de Indicadores de Processos”

por Prof. João Paulo Mota

Tratou sobre:
Como PODEMOS medir nossos processos?
Metodologia de Indicadores e Monitoramento & Avaliação (Desafios em Mensuração do Desempenho, Evolução e Propósitos da Gestão do Desempenho e a abordagem dos 6Es do Desempenho®)
Link para a apresentação Modelagem Avançada de Indicadores de Processos – João Mota

5º Palestra “Geração de Informações Estratégicas por meio de Processos de Negócio”

por Jorg Neves Bliesener

Tratou sobre:
Gestão de desempenho: Processos e indicadores e uma reflexão sobre o ciclo PDCA;
Critérios para bons indicadores: S.M.A.R.T e contexto do negócio;
Problemas comuns de indicadores: Um exemplo com resultados catastróficos e análise dos problemas ocorridos;
Desenho de painéis de indicadores estratégicos: Estrutura do projeto e papéis envolvidos e exemplo demonstrativo.
Link para a apresentação Geração de Informações Estratégicas por meio de Processos de Negócio – Jorg Bliesener

6º Perguntas e Respostas “Mesa Redonda”

Ao final do dia uma mesa redonda com perguntas e respostas dos palestrantes ao público presente onde várias dúvidas foram respondidas.

Curta e siga a página da ABPMP – DF no Facebook https://www.facebook.com/ABPMPDF/ para maiores informações sobre este e outros eventos da ABPMP no DF.
Para maiores informações veja a página da ABPMP Brasil em http://www.abpmp-br.org/

Próximo dia 7 de outubro de 2016! 


 

 

 

 

 

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ago 22 2016

BPM Day Brasília

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Informações e inscrições: http://www.abpmp-br.org/bpm-day-brasilia-02092016/

 

 

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