abr 30 2015

1ª Terapia em Grupo na Administração Pública: Processo de Aquisições e Contratações

por Jeann Vieira, Administrador, CBPP, BlackBelt, Coach, Coordenador de Projetos e Processos da Anatel

conflito

“Responsabilização de servidores, pressão e stress, muita cobrança entre áreas…”.

Nós CBPPs (Certified Business Process Professionals) temos claro ao longo de nossa formação e experiência em Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) que a base da desburocratização reside em pelo menos dois pilares, a saber: simplificação administrativa e desregulamentação. Ambos os pilares devem ser orientados ao resultado, e esse resultado não deve servir apenas para melhorar nosso dia de trabalho.

Para mim se trata da materialização diária da conhecida “Tirania das Pequenas Decisões”. Eu me refiro ao espaço que a decisão baseada em gestão cedeu para as análises jurídicas no âmbito da Administração Pública. Pois não são análises não, são orientações de não decisão que contribuem muito para a carência de inovações na Administração Pública.

Tratamento da execução sem desdobramento de diretrizes, atuação pontual pautada por riscos jurídico-legais aos quais o processo está exposto. Ocorre que tais riscos inibem a criatividade e audácia de servidores e prejudicam o relacionamento e a visão que se tem dos órgãos de controle. Um receio generalizado que criou o costume de se basear em trechos isolados de Acórdãos para justificar a não realização. É muito mais cômodo se negar a fazer antecipando possíveis problemas, do que inovar.

Mas vamos lá. Escolhi o processo de nome técnico “Adquirir Bens e Serviços”, por ser recorrente em todas as turmas de BPM e ilustrar bem tanto o exposto na introdução, quanto a miopia organizacional que vivenciamos em sua execução. Vejamos a visão transversal, no conceito do Mínimo Processo Viável (MPV):

  1. Planejamento, patrocínio;
  2. metas estratégicas, objetivos, ações;
  3. priorizações, plano de aquisições, responsáveis;
  4. vinculação dos projetos ao orçamento do ano seguinte;
  5. execução conjunta utilizando padrões pré-definidos, preferencialmente por automação: equipes por projeto de aquisições formada por três perfis: negócio, aquisições e jurídico. “Escrevendo e assinando juntos”, sem idas e voltas, sem retrabalhos etc.;
  6. Instalação, consumo, disponibilização.

Há ganhos, conseguimos visualizá-los? Patrocínio, alinhamento estratégico, visão transversal, orientação do time ao resultado entre outros.

Mas geralmente o que vemos são urgências e emergências, templates de contratação de 180 dias para atender nossa deficiência técnica e relacional, desgaste entre as áreas, retrabalhos, evasão de servidores por desmotivação e riscos – completar esta lista faz parte da terapia. Trabalhamos cerca de seis meses para renovar um contrato que durará um ano. E assim fica claro que o foco concentrado na execução como trabalhamos hoje, com o insulamento das áreas envolvidas, representa causa de insatisfação e ineficiência.

Cases isolados desse processo adotaram soluções de contingência, com resultados de sucesso. Separaram o que era estratégico, montaram equipe com os perfis descritos, deslocaram a equipe para uma sala ao lado da presidência. Foi a forma encontrada para que pelo menos as aquisições dos projetos estratégicos fossem entregues mais rápido.

Trabalho com processos desde 2005, e aprendi de todas as formas tudo o que não temos que fazer. A principal é não iniciar pelos problemas, mas sim, na Visão de Futuro do Processo. As pessoas se motivam com o resultado, o fim é o começo. Porque senão, será mais um trabalho que concorrerá com sua rotina diária de trabalho.

Outro ponto de destaque é desvincular que trabalhar com processos é desenhar “fluxogramas” (seja diagrama, mapa ou modelo). BPM é uma disciplina gerencial e nossa atuação deve ter como premissa desde o início que a atuação poderá alcançar pessoas, organização, estrutura, normas, sistemas, fluxos e cargos. Não apenas desenhas caixas.

Processos de negócio, projetos, planejamentos, tudo é meio. O fim é o resultado. E também, em vez de se prometer, realizar campanhas de sensibilização, que se realize um projeto-piloto com resultados para servirem de exemplo a outras áreas da organização, e para outras organizações.

Em processos a mudança é 80% comportamental e de visão, e apenas 20% procedimental. Processos como esse, bem definidos pela legislação que o rege, tem pouca flexibilidade de redesenho de procedimentos. E se fora da organização temos pouco a buscar para otimizar seus resultados, a saída é melhorá-lo internamente.

Fonte: http://www.canaldaestrategia.com.br/?p=4980

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abr 23 2015

Redefinindo sucesso e prosperidade

Redefinindo sucesso e prosperidade
Jose Davi Furlan

Business Transformation Expert, Keynote Speaker, Instructor, Coach and Author

Muitos negócios tendem a associar prosperidade com dinheiro, contudo dinheiro somente tem valor se todos concordarem que tem. Um propósito organizacional pode estar baseado em uma visão mundana de lucro e poder ou, então, em uma atitude de fazer a diferença no mundo. Partindo-se da citação de Aristóteles que “o homem prudente não diz tudo quanto pensa, mas pensa tudo quanto diz”, declarar o verdadeiro propósito de uma organização pode ensejar uma franqueza que talvez não seja desejada. Se é somente “ganhar dinheiro” para que dizer? A não declaração lança o benefício da dúvida e resguarda a reputação. A declaração aberta pode arruinar a imagem e o moral dos que partilham ideais, pois dinheiro é a moeda mais cara e menos engajadora no meio organizacional. Não significa que uma organização com fins lucrativos não tenha de lucrar, pois necessita de lucro para sobreviver e prosperar, mas que seus colaboradores para se autorrealizarem necessitam de um propósito, um senso de contribuição com algo maior que eles próprios e a certeza de que a vida não passa inutilmente. Lucro, para ser justo, deve se submeter a critérios e ser uma consequência natural de entrega de valor para as pessoas.

Daniel Pink em seu livro Drive descreve experimentos que revelam um fenômeno sobre o desempenho das pessoas quando motivadas por dinheiro. Para tarefas repetitivas e sem necessidade de capital intelectual, a recompensa financeira aumenta o desempenho: quanto mais se paga, mais trabalho é realizado (até o limite da capacidade física das pessoas). Para tarefas desestruturadas que exigem capital intelectual, o resultado é o oposto: quanto mais se paga, pior é o desempenho. A pressão para alcançar o desempenho desejado exerce efeito negativo na habilidade das pessoas.

Pirâmide de Maslow aplicada a engajamento de colaborador

Pirâmide de Maslow aplicada a engajamento de colaborador

Outro aspecto importante da prosperidade organizacional é que ela precisa ser compartilhada com os clientes, afinal foi graças a eles que o negócio chegou onde está. Mas o que se verifica com frequência é o contrário – organizações prosperando em detrimento dos clientes. Quando empresas de serviço por assinatura (telefonia, TV a cabo, cartão de crédito, provedor de Internet) fazem promoções para obter novos clientes oferecendo algum benefício, raramente contatam os clientes existentes para ofertar-lhes o mesmo. Não reconhecem os clientes de longa data como valorosos o suficiente, a mensagem que passam é que os não clientes têm mais valor. Aos que já são clientes fica a sensação que estão sendo continuamente lesados e que devem se manter alertas, pois a empresa não é confiável – o jeito é permanecer na ofensiva com ameaças de cancelamento dos serviços. Se a retenção tem forte impacto nos resultados, por que obter novos clientes parece ser mais importante do que reter os existentes? Por que os clientes atuais não são valorizados? Quando se perde a confiança em algo ou alguém, é praticamente impossível voltar a confiar plenamente. Em uma era em que o relacionamento é mantido à distância pelo uso de meios digitais sem contato pessoal, confiança é um dos maiores valores.

© José Davi Furlan

23/04/2015

Aproveito o Artigo do Furlan, para disponibilizar o link para o arquivo em Excel Pirâmide de Maslow aplicada a engajamento de colaborador.

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abr 20 2015

Retrato do futuro

Retrato do futuro
Jose Davi Furlan

Business Transformation Expert, Keynote Speaker, Instructor, Coach and Author

Se o propósito diz “o porquê” e os valores dizem “com base em que”, o retrato do futuro diz “para onde”. Ter claro o retrato do futuro e moldar o comportamento leva ao estabelecimento de objetivos relevantes e atitudes corretas.

Alfred Nobel (1833 – 1896) inventou a dinamite e fez fortuna produzindo explosivos e munições para uso militar. Quando Ludvig, seu irmão, faleceu, um jornal francês publicou um longo obituário de Alfred por engano e ele teve a oportunidade que poucas pessoas têm de ler sobre seu passamento em vida. Ficou alarmado com o que estava escrito: que havia sido um homem que tornara possível matar mais pessoas e mais rapidamente que qualquer outro que jamais tivera vivido. Naquele momento percebeu que seria lembrado pela posteridade como um mercador da morte. Assim teve a ideia de criar um prêmio para laurear os que servissem ao bem da humanidade nos campos da física, química, fisiologia (medicina), literatura e paz. Poucas pessoas estão familiarizadas como Alfred Nobel construiu sua fortuna, mas muitas estão familiarizadas com o Prêmio Nobel. E é assim que hoje ele é lembrado.

Retrato do futuro não é o mesmo que objetivo, plano, ambição ou aspiração, mas algo em que realmente se possa acreditar e que direcione escolhas e comportamentos. De acordo com John Kotter [1] apresenta as seguintes características:

  • Possível de ser imaginado. Forma uma fotografia do que o futuro pode ser
  • Desejável. Apela para os interesses de longo prazo das partes interessadas
  • Viável. Aponta para uma situação possível e realista. Se o que se pretende alcançar é muito difícil, as pessoas verão que a probabilidade de sucesso é baixa e a recompensa é improvável, arruinando a motivação
  • Claro o suficiente para prover direcionamento para a tomada de decisão
  • Flexível. Geral o suficiente para permitir iniciativas individuais e respostas alternativas à luz de condições mutáveis
  • Comunicável. Fácil de comunicar, pode ser explicado em minutos

Uma incorporadora declara em sua missão: “Concretizar o sonho da casa própria oferecendo imóveis com a melhor relação custo/benefício para o cliente”. E sua visão: “Ser a melhor empresa de incorporação, construção e venda de empreendimentos econômicos do país”. Mas uma análise de reclamações postadas em mídia social mostra que a empresa atrasa anos a entrega, as unidades residenciais apresentam defeitos ocultos intermináveis que se manifestam assim que o morador se instala, e que somente 13,3% dos clientes voltariam a fazer negócio. Se a empresa encerrasse hoje suas operações seria lembrada como aquela que concretizou sonhos e foi uma das melhores do país, ou aquela que não cumpre contratos e entrega o que há de pior? As pessoas recordam mais de aspectos ruins do que bons, antes que virtudes sejam destacadas é necessário primeiramente eliminar fatores de irritação. Se não se sabe que fatores são esses, os clientes têm as respostas.

Sucesso e obsessão pelos detalhes andam de mãos dadas. Na Disney, mesmo um observador casual dos parques temáticos e hotéis poderá notar um esforço considerável investido nos detalhes para definir a jornada do cliente. Até mesmo o transplante de árvores para que os visitantes as encontrem do mesmo tamanho em suas fotos quando compararem com fotos tomadas vários anos atrás. Os clientes podem ficar mais velhos, mas o mundo da fantasia e suas árvores nunca ficam. Também as filas de espera são desenhadas para causar o mínimo desconforto na espera da próxima atração mesmo no calor do verão de Orlando. Se a Disney encerrasse suas operações, como seria lembrada?

© José Davi Furlan

20/04/2015

[1] KOTTER, J. P. Leading Change, Harvard Business Review Press; 1st edition, November 2012

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abr 13 2015

Navegando em direção ao sucesso

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Jose Davi Furlan

Business Transformation Expert, Keynote Speaker, Instructor, Coach and Author

Muitas organizações iniciam suas atividades como decorrência de uma oportunidade de mercado, não exatamente com base em um propósito consciente. Não raro, o negócio é fundamentalmente alterado em função da grade de oportunidades abertas. A capacidade de produzir coisas perenes ou efêmeras, amplas ou restritas, definirá um posicionamento mercadológico duradouro ou temporário. Com a velocidade das transformações, aumenta a incerteza na definição do negócio e a clareza do porquê de existir independente de objetivos e estratégias estabelecidas, mas em qualquer situação é preciso ter uma ideia comum sobre o propósito e para onde se vai. A direção não é uma questão de comando e controle, mas de foco, permitindo e incentivando as pessoas a focar o que realmente interessa.

Grandes líderes conduzem a nobres propósitos que geram ótimas organizações que entregam excelentes serviços e produtos que se tornam grandes marcas. Quando Jeff Bezos da Amazon notou como a Barnes & Noble havia levado o negócio de livrarias tradicionais a um patamar de sofisticação e lojas maravilhosas, viu que não poderia competir e inverteu a direção reduzindo o tamanho e desmaterializando o negócio. Em um primeiro momento virtualizando as lojas e no momento seguinte os próprios livros. Não foi uma mudança de livro físico para digitalizado em formato PDF. O negócio deixou de ser venda de livros para se transformar em difusão imaterial e instantânea de conteúdo, ideias, conhecimento e entretenimento. Se todos pensam e fazem da mesma forma, muitas vezes é necessário ir em direção contrária e ignorar o senso comum para encontrar um propósito superior. A realização do propósito organizacional requer líderes que inspirem, motivem, despertem a paixão e mostrem o caminho.

Figura – Navegando em direção ao sucesso [1]

Quanto melhor a organização compreender o significado de sua existência, melhor criará produtos, fornecerá serviços e fortalecerá sua imagem. Sem um propósito, valores e retrato do futuro não é possível obter o melhor de cada colaborador que não sabe o que dele é esperado, como deve realizar seu trabalho, o que constitui um desempenho bem-sucedido e como contribuir para a organização e a comunidade. Inovação dificilmente ocorrerá, não há motivação ou inspiração que direcione inovação de maneira construtiva e significativa. E inovação pela inovação normalmente leva à perda de tempo e energia. Sem um ponto de partida nem de chegada, não é possível ter foco nem avaliar por completo a finalidade que se propõe e quais os fatores que determinam a conduta. Essa falta de clareza cria um estado psicológico que arruína a satisfação no local de trabalho. David Batstone, professor de ética da Universidade de São Francisco, ressalta que “organizações de qualquer tamanho deveriam ter almas que pudessem ser distinguíveis pelo público, não como resultado de uma campanha publicitária criativa, mas pelo resultado coletivo das almas de cada indivíduo dentro da organização”.

Algumas organizações já nasceram com um propósito definido e possuem clareza de articulação, outras precisam de ajuda para identificar e articular um propósito que esteja presente, mas que, por algum motivo, não foi despertado. Outras ainda não fazem ideia de seu propósito, contudo a liderança expressa o desejo de identificá-lo. Quando não se tem claro o porquê de existir e onde se quer chegar a personalidade e o comportamento organizacional são movidos predominantemente por estímulos que motivam e favorecem apenas a sobrevivência.

© José Davi Furlan

13/04/2015

[1] GREENWAY, J. D. H. Leaders’ Map – Helping doers think and thinkers do. John D. H. Greenway, 1st edition, January 2014

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abr 10 2015

O Analista de Processos deve saber ouvir!

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Inúmeras vezes, em meus trabalhos como analista de processo, me deparei com equipes que não me queriam lá. Os motivos eram variados, contudo, um era mais recorrente: falta de tempo para reuniões. Ao analisar esta “falta de tempo” identifiquei que, na maioria das vezes, ela ocorria justamente por falhas no processo que geravam retrabalho e sobrecarga dos colaboradores. Quando a falta de tempo não era uma realidade e sim uma forma de boicotar os trabalhos, os motivos identificados estavam relacionados as iniciativas de melhoria de processo infrutíferas. Escutei várias vezes frases como “isto não vai dar certo nunca”, “aqui nunca muda nada” e a mais célebre de todas “Não podemos parar agora por que estamos muito ocupados”.

O analista, que está ali imbuído no papel de “agente de mudança”, nesta hora, deve saber ouvir e entender os motivos que levam as pessoas envolvidas no processo a pensar e agir desta forma. São as pessoas que serão responsáveis por implementar qualquer melhoria no processo. Sem elas, estas melhorias podem ser engavetadas ou simplesmente nunca acontecerem. Como então conseguir reverter este cenário? Entenda a causa raiz dos problemas e tente resolvê-las ou diminuí-las. O primeiro passo é mostrar que você está lá para ajudar a diminuir os problemas que elas enfrentam no dia a dia. Todos na reunião devem estar confortáveis e envolvidos em um clima de empatia. Deixe claro quais resultados quer alcançar e por quais meios vai consegui-los. Não vá em uma reunião sem uma pauta que deixe claro a metodologia e escopo da reunião. Tenha momentos de descontração para não tornar a reunião maçante. Nunca deixe de mostrar, aos poucos cada melhoria conseguida. Deixe claro os re sultados alcançados. Analise o processo constantemente e sempre enfatize as melhorias conseguidas e trate os problemas e dificuldades encontrados. O principal de tudo, ouça atentamente a tudo falado na reunião tentando formar uma imagem geral do cenário em que o ator do processo está inserido e jamais se contamine com pessimismos ou descrença na melhoria.ouvir.fw2.fw

Problemas com clima organizacional, problemas interpessoais e desmotivação dos colaboradores dos processos devem ser identificados e tratados. O analista de processo, por vezes, pode não ser o responsável por tomar medidas diretas para tratar tais problemas, contudo, ele deve reportar a quem é de direito para que o mesmo tome as devidas providências.  Fertilize o solo onde irá plantar a semente das melhorias, e estas, com certeza, darão frutos!

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