Neste ponto a organização já terá uma visão abrangente de quantos processos atualmente possui, e ainda, saberá ao menos o objetivo de cada um destes processos. Agora é hora de ver para que lado cada processo está apontando. O processo está direcionado para o lado da realização dos objetivos do negócio, ou para o lado da realização de trabalhos totalmente isolados e criados sem a visão do todo?

Os processos atuais servem apenas para o “chefe” ou foram pensados na entrega para o Cliente?

Como já vimos antes, toda organização precisa entender e descrever claramente os objetivos do negócio. Somente com essa definição clara poderemos criar o que costumo chamar de “Agrupamento Por Afinidade de Relacionamento” – em direção ao objetivo do negócio.

De tanto falar sobre isso, uma colega acabou sugerindo que eu adotasse uma sigla, que seria APAR (Agrupamento Por Afinidade de Relacionamento). Ou seja, todos os processos precisam passar pelo APAR. Fique à vontade para usar o APAR.

Você se lembra dos 80, 100, 200 ou 500 processos descobertos?

Agora precisaremos fazer o APAR de cada um. Fazer isso é relativamente simples. Basta perguntar para cada processo:

– Qual o seu objetivo?

Se a resposta não estiver evidente, deixe este processo em um “estacionamento” temporário e continue a perguntar para todos os outros.

Não ter a resposta clara pode ser uma evidência de que estamos diante de processos replicados – mimetizados, desalinhados ou até mesmo de que o processo é pontual, com abrangência tão reduzida que, provavelmente, sua existência só faz sentido para o próprio gestor da área. Tipicamente, estes são processos operacionais pouco ou nada alinhados com os objetivos do negócio.

Sendo assim, ao descobrir o objetivo de cada processo, você está criando uma base de conhecimento que permitirá a realização do APAR, e consequentemente, você criará o conhecimento necessário para que sua organização – pela primeira vez – tenha uma visão completa de todos os processos que existem, mesmo que estes ainda sejam muitos em número e também pouco alinhados.

Fazendo o APAR, você deve encontrar situação parecida:

– Qual o objetivo deste processo?

– Esse processo tem um objetivo complementar a este outro?

– Estes dois processos, de acordo com seus objetivos, têm afinidades de relacionamento? Ou seja, colaboram para a realização de um objetivo maior? Sim? Então estes processos serão agrupados.

Esse foi apenas um passo. Perguntar para cada processo qual o seu objetivo e, com a resposta definida, descobrir o seu verdadeiro sentido em relação à realização dos objetivos do negócio.

Realizando esse passo, sua organização deverá ser capaz de olhar para o seu “portfólio” atual de processos e começar a vislumbrar qual a colaboração de cada um para a entrega de seus produtos ou serviços. Parabéns pela conquista! A Quimera perdeu muita força.

Historicamente, na maior parte das vezes que estou envolvido nessa etapa com os Clientes, vejo uma reação bastante curiosa. É um misto de surpresa e negação. Surpresa, pois pela primeira vez a organização enxerga todos os seus processos de forma clara e orientada aos objetivos de negócio. Negação, pois poucos ficam confortáveis em assumir que realmente não sabiam de tudo aquilo… O ser humano é realmente muito interessante.

Gart Capote, CBPP

Escrito por