{"id":764,"date":"2020-03-09T16:15:32","date_gmt":"2020-03-09T19:15:32","guid":{"rendered":"http:\/\/www.bgnweb.com.br\/portal2\/?p=764"},"modified":"2020-03-09T16:35:39","modified_gmt":"2020-03-09T19:35:39","slug":"como-contratar-servicos-de-melhoria-de-processos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.bgnweb.com.br\/portal2\/2020\/03\/09\/como-contratar-servicos-de-melhoria-de-processos\/","title":{"rendered":"COMO CONTRATAR SERVI\u00c7OS DE MELHORIA DE PROCESSOS?"},"content":{"rendered":"\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/cargox.com.br\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/Gest%C3%A3o-de-compras-entenda-definitivamente-como-realizar-este-processo.jpg\" alt=\"\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p>Sempre que se vai contratar trabalhos para mapeamento de melhoria de processos, fica a d\u00favida de como contratar e controlar. O primeiro passo para dirimir estas d\u00favidas \u00e9 entender como \u00e9 o seu cen\u00e1rio, e o quanto conhece do que quer mapear. Quando se vai terceirizar os servi\u00e7os de mapeamento e melhoria de processos, a melhor op\u00e7\u00e3o \u00e9 a contrata\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os espec\u00edficos. Mas como mensurar e valorar estes servi\u00e7os? Deve-se deixar claro o que se vai pedir e construir um cat\u00e1logo de servi\u00e7os com valores que servir\u00e1 com um \u201cmenu\u201d para a contratante escolher o que vai ser usado em cada caso. Segue abaixo alguns exemplos de an\u00e1lise de cen\u00e1rios e sugest\u00f5es de formas de contrata\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p><br \/><br \/><br \/><br \/><\/p>\n\n\n\n<p><strong>Cen\u00e1rio 1:<\/strong> O escopo\nde atua\u00e7\u00e3o \u00e9 definido previamente. \u00c9 conhecido a quantidade de processos que\ndever\u00e1 ser mapeada, tem-se uma ideia de sua complexidade e o numero de \u00e1rias\nenvolvidas. Neste caso, usando a metodologia da pr\u00f3pria \u00e1rea, estima-se o\nescopo e o esfor\u00e7o necess\u00e1rio para o levantamento. Este esfor\u00e7o \u00e9 convertido em\nporcentagem ou n\u00fameros absolutos para se ter uma base para facilitar a\nconvers\u00e3o em Unidades de Servi\u00e7o\/Trabalho UST. Neste cen\u00e1rio, n\u00e3o importa o\nquanto tempo a contratada vai demorar para levantar um processo, ela ser\u00e1 paga\npor processo levantado. As UST neste cen\u00e1rio tem uma valoriza\u00e7\u00e3o maior mas tem\npoucas em quantidade. Este cen\u00e1rio geralmente \u00e9 encontrado em contratantes que tem\num grau de maturidade em processos elevado e a contratante vem como uma m\u00e3o extra.\n<\/p>\n\n\n\n<p>Exemplo de cat\u00e1logos de servi\u00e7o:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Mapeamento de processo (diagrama\u00e7\u00e3o As Is) 1 UST\n(por processo)<\/li><li>Diagn\u00f3stico&nbsp;\n3 UST (por processo)<\/li><li>Proposi\u00e7\u00e3o de melhorias (To Be do processo) 2\nUST (por processo)<\/li><li>Detalhamento para automa\u00e7\u00e3o de processo 3 UST\n(por processo)<\/li><li>Acompanhamento da implementa\u00e7\u00e3o 1UST (por\nprocesso)<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Neste exemplo, um processo do As\nIs, realizando todos os servi\u00e7os at\u00e9 seu acompanhamento seria gasto um total de\n10 UST por processo. Como o n\u00famero de processos a serem mapeados \u00e9 conhecido,\nbasta multiplicar este n\u00famero e voc\u00ea ter\u00e1 o n\u00famero total de UST para se ter os\nprocessos mapeados conforme escopo j\u00e1 definido. &nbsp;Se pretende levantar 30 processos, seria\nnecess\u00e1rio contratar 300 USTs. <\/p>\n\n\n\n<p>Em outro exemplo, em uma determinada\nan\u00e1lise, foi levantado que seria necess\u00e1rio trabalhar em diferentes fases em 3\nprocessos. Multiplicando pelo servi\u00e7o necess\u00e1rio em cada processo estimou-se\nser necess\u00e1rio 20 UST, conforme exemplo abaixo. <\/p>\n\n\n\n<p><em>Exemplo de Ordem de Servi\u00e7o:<\/em><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Mapear As Is e Diagnosticar o processo XPTO. Total\n4 UST.<\/li><li>Realizar Mapeamento, Diagn\u00f3stico, proposi\u00e7\u00e3o de\nmelhoria para o processo ABC. Total 6 UST.<\/li><li>Realizar Mapeamento, Diagn\u00f3stico, proposi\u00e7\u00e3o de\nmelhoria, detalhamento para automa\u00e7\u00e3o e acompanhar a implementa\u00e7\u00e3o para o\nprocesso XYZ. Total 10 UST.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Esta OS de exemplo teria um total de XPTO 4, ABC 6 XYZ 10 dando um total de 20 UST. <\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p><br \/><br \/><br \/><br \/><\/p>\n\n\n\n<p><strong>Cen\u00e1rio 2:<\/strong> O escopo\nde atua\u00e7\u00e3o \u00e9 conhecido, mas n\u00e3o se &nbsp;tem\numa ideia da complexidade dos processos e o esfor\u00e7o necess\u00e1rio. Neste cen\u00e1rio,\no melhor \u00e9 trabalhar com um cat\u00e1logo parecido com o do cen\u00e1rio 1, mas aplicando\nfatores de complexidade para corrigir distor\u00e7\u00f5es. <\/p>\n\n\n\n<p>Exemplo de cat\u00e1logo:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Mapeamento de processo (diagrama\u00e7\u00e3o As Is)&nbsp; 1 UST (por processo)<\/li><li>Diagn\u00f3stico&nbsp;\n3 UST (por processo)<\/li><li>Proposi\u00e7\u00e3o de melhorias (To Be do processo) 2\nUST (por processo)<\/li><li>Detalhamento para automa\u00e7\u00e3o de processo 3 UST\n(por processo)<\/li><li>Acompanhamento da implementa\u00e7\u00e3o 1 (por processo)<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Exemplos de alguns fatores Multiplicadores<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table is-style-stripes\"><table class=\"\"><tbody><tr><td>\n  <strong>Complexidade do processo<\/strong>\n  <\/td><td>   <strong>Fator  <\/strong>   <\/td><td>\n  <strong>\u00c1reas envolvidas<\/strong>\n  <\/td><td>   <strong>Fator <\/strong>   <\/td><td>\n  <strong>Automa\u00e7\u00e3o de processo<\/strong>\n  <\/td><td>   <strong>Fator <\/strong><\/td><\/tr><tr><td>\n  Baixa\n  <\/td><td>\n  1\n  <\/td><td>\n  1 a 3\n  <\/td><td>\n  1\n  <\/td><td>\n  N\u00e3o tem\n  <\/td><td>\n  1\n  <\/td><\/tr><tr><td>\n  M\u00e9dia\n  <\/td><td>\n  2\n  <\/td><td>\n  3 a 6\n  <\/td><td>\n  2\n  <\/td><td>\n  Tem, mas\n  sem integra\u00e7\u00f5es com sistemas legados\n  <\/td><td>\n  2\n  <\/td><\/tr><tr><td>\n  Alta\n  <\/td><td>\n  3\n  <\/td><td>\n  6 a 10\n  <\/td><td>\n  3\n  <\/td><td>\n  Tem com integra\u00e7\u00f5es\n  com sistemas legados. \n  <\/td><td>\n  3\n  <\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p>Foi levantado que seria\nnecess\u00e1rio trabalhar em diferentes fases em 3 processos. Multiplicando pelo\nservi\u00e7o necess\u00e1rio em cada processo estimou-se conforme exemplo abaixo. <\/p>\n\n\n\n<p><em>Exemplo de Ordem de Servi\u00e7o:<\/em><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Mapear As Is e Diagnosticar o processo XPTO.\nTotal 4 UST.<\/li><li>Realizar Mapeamento, Diagn\u00f3stico, proposi\u00e7\u00e3o de\nmelhoria para o processo ABC. Total 6 UST.<\/li><li>Realizar Mapeamento, Diagn\u00f3stico, proposi\u00e7\u00e3o de\nmelhoria, detalhamento para automa\u00e7\u00e3o e acompanhar a implementa\u00e7\u00e3o para o\nprocesso XYZ. Total 10 UST.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Ap\u00f3s an\u00e1lise o processo XPTO \u00e9 de\nbaixa complexidade, envolve 3 \u00e1reas e n\u00e3o tem automa\u00e7\u00e3o. Recebeu um fator\nmultiplicador 1 totalizando 4 UST. <\/p>\n\n\n\n<p>Ap\u00f3s an\u00e1lise o processo ABC \u00e9 de\nbaixa complexidade, envolve 6 \u00e1reas e n\u00e3o tem automa\u00e7\u00e3o (1 x 3 x 1) recebeu um\nfator multiplicador de 3 (3&#215;6) totalizando 18 UST. <\/p>\n\n\n\n<p>Ap\u00f3s an\u00e1lise, o processo XYZ foi identificado\ncom de alta complexidade, 6 \u00e1reas envolvidas e tem automa\u00e7\u00e3o de processos e\nenvolve integra\u00e7\u00e3o com sistemas legados, (3x3x3) tendo o mais alto fator\nmultiplicador de 27&#8230; totalizando 270 USTs. <\/p>\n\n\n\n<p>Total de UST da ordem de servi\u00e7o\nseria 292 USTs.<\/p>\n\n\n\n<p>Neste cen\u00e1rio para se ter uma estimativa de gastos de UST, deve-se levantar minimamente a lista dos processos que se deseja mapear, aplicar os fatores multiplicadores e somar todas as USTs necess\u00e1rias para aqueles processos. <\/p>\n\n\n\n<p><br \/><br \/><br \/><br \/><\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p><strong>Cen\u00e1rio 3:<\/strong> O escopo\nde atua\u00e7\u00e3o \u00e9 desconhecido assim como o esfor\u00e7o necess\u00e1rio para se levantar o\nprocesso. A complexidade do levantamento dos processos tamb\u00e9m \u00e9 desconhecida\npela equipe. Neste cen\u00e1rio, divide-se os trabalhos em micro entregas para que\nseja mensur\u00e1veis e a cada Ordem de Servi\u00e7o \u2013 OS, deve-se fazer um estudo\npreliminar para estimar seu tamanho e o que ser\u00e1 necess\u00e1rio para a entrega do\nprocesso mapeado. <\/p>\n\n\n\n<p>O Cat\u00e1logo de servi\u00e7o, deve\nconter a menor unidade de servi\u00e7o poss\u00edvel e as evid\u00eancias de cada entrega\nclaras como por exemplo: <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Workshop estruturado para levantamentos iniciais\ndo processo (defini\u00e7\u00e3o dos limites do processo, envolvidos, escopo de atua\u00e7\u00e3o e\no que mais for necess\u00e1rio para elabora\u00e7\u00e3o do termo de abertura do projeto) 1\nUST entrega TAP e ata de reuni\u00e3o.<\/li><li>Workshop estruturado para levantamento da\nsitua\u00e7\u00e3o atual do processo (1 UST por Workshop estruturado realizado). Entrega:\ndiagrama do processo desenhado e descrito, Ata de reuni\u00e3o. <\/li><li>Workshop estruturado levantamento e elabora\u00e7\u00e3o\nde diagn\u00f3stico de processo&nbsp; (2 UST por Workshop\nestruturado realizado). Entrega: diagn\u00f3stico da situa\u00e7\u00e3o atual do processo, Ata\nde reuni\u00e3o. <\/li><li>Workshop estruturado Levantamento das\nproposi\u00e7\u00f5es de melhoria do processo (To be) (1 UST por Workshop estruturado\nrealizado). Entrega: diagrama do processo desenhado e descrito, Ata de reuni\u00e3o.\n<\/li><li>Workshop estruturado para detalhamento do\nprocesso para automa\u00e7\u00e3o (1 UST por Workshop estruturado realizado). Entrega: requisitos\ndo processo com base no To Be e&nbsp; Ata de\nreuni\u00e3o. <\/li><li>Acompanhamento da implementa\u00e7\u00e3o do processo. 1\nUST por acompanhamento. Entrega ata de reuni\u00e3o. <\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Neste cen\u00e1rio, usando o cat\u00e1logo\nacima, abriu-se um OS para mapeamento do processo XPTO. <\/p>\n\n\n\n<p>1 UST gasta para levantamentos\ninicias do processo<\/p>\n\n\n\n<p>Ap\u00f3s a entrega do TAP,\nentendeu-se que seriam necess\u00e1rios 5 encontros para levantamento da situa\u00e7\u00e3o\natual do processo, 3 encontros para elabora\u00e7\u00e3o do diagn\u00f3stico, 2 encontros para\nelaborar o To Be, 4 para detalhamento do processo e 4 para acompanhamento. <\/p>\n\n\n\n<p>Com base nestas informa\u00e7\u00f5es,\nabre-se a pr\u00f3xima OS que teria o TAP como detalhamento e uma previs\u00e3o de gasto\nde UST de 21 UST. Este n\u00famero pode variar para mais ou para menos no decorrer\ndo projeto dependendo do andamento dos levantamentos. <\/p>\n\n\n\n<p>Neste cen\u00e1rio, como n\u00e3o se tem o\ntotal de processos que ser\u00e3o levantados, pode-se fazer uma estimativa baseado no\ntamanho da equipe que se pretende alocar para realiza\u00e7\u00e3o dos trabalhos e os\nesfor\u00e7os que tal equipe teria a capacidade de executar. Em uma equipe de 3\nprofissionais, levando em considera\u00e7\u00e3o que o m\u00eas tem em m\u00e9dia 21 dias \u00fateis, uma\njornada de trabalho de 8 horas di\u00e1rias, ter\u00edamos 21 x 8 = 168 horas, 168 x 3 profissionais\n= 504 horas m\u00eas. A estimativa de horas no ano seria 6048. Para a convers\u00e3o em\nUST, deve-se mensurar quantas horas seriam gastas para a execu\u00e7\u00e3o de um\nWorkshop estruturado. A t\u00edtulo de exemplo vamos considerar que o profissional\ngastaria 2 horas com prepara\u00e7\u00f5es e produ\u00e7\u00f5es pr\u00e9 e p\u00f3s reuni\u00e3o e 2 horas com os\nencontros em si, totalizando, em m\u00e9dia, 4 horas de esfor\u00e7o com cada Workshop. <\/p>\n\n\n\n<p>Neste exemplos ter\u00edamos uma estimativa anual de UST para aloca\u00e7\u00e3o dos 3 profissionais de 1512 UST ano. <\/p>\n\n\n\n<p><br \/><br \/><br \/><br \/><\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>Nos cen\u00e1rios 1 e 2, deve-se deixar\nclaro os levantamentos realizados para a contratada poder estimar o valor de\nforma correta da UST. Quanto mais informa\u00e7\u00f5es forem fornecidas, mais preciso\nser\u00e1 o valor que o mercado dar\u00e1 para a UST. Os perfis dos profissionais, com os\nconhecimentos, habilidades e atitudes m\u00ednimas necess\u00e1rias para atua\u00e7\u00e3o s\u00e3o muito\nimportantes. A vantagem destes cen\u00e1rio \u00e9 ter com clareza o que se quer de\nentrega e a gest\u00e3o do contratos ser\u00e1 menos onerosa para um fiscal, pois as\nentregas ser\u00e3o maiores e em menor quantidade por m\u00eas. Por outro lado, o valor\nda UST ser\u00e1 maior em grande parte pelo risco assumido pela contratada, pois a\nmesma ganhar\u00e1 um valor fixo por processo independente do tempo gasto para o seu\nmapeamento o que pode gerar preju\u00edzos para a contratada caso o projeto n\u00e3o seja\ngerenciado de forma adequada. Geralmente a gest\u00e3o do projeto fica no \u00e2mbito da\ncontratada. <\/p>\n\n\n\n<p>No cen\u00e1rio 3, deve-se deixar\nclaro o quantitativo de profissionais desejados assim como os perfis almejados\npara que se possa ter um valor correto de UST em uma poss\u00edvel tomada de pre\u00e7o\nno mercado. Deve-se tamb\u00e9m ter claras as entregas de cada micro servi\u00e7o assim\ncomo os crit\u00e9rios de aceite dos mesmos. Neste cen\u00e1rio n\u00e3o se tem riscos para a\ncontratada, mas sim para a contratante. O valor da UST tende a ser bem menor.\nEste tipo de cen\u00e1rio exige uma participa\u00e7\u00e3o muito mais ativa por parte da\ncontratante. Geralmente a gest\u00e3o do projeto fica no \u00e2mbito da contratante, para\nque a mesma possa gerir os custos das OS e n\u00e3o extrapolar o que se \u00e9 previsto\nmensalmente como entrega, exaurindo o contrato antes do esperado. Este tipo de\ncen\u00e1rio, por mais que seja mais simples realizar a sua contrata\u00e7\u00e3o, por n\u00e3o\nnecessitar de estudo preliminares por parte da contratante, tendem a onerar\nmais tempo de fiscais no decorrer de sua execu\u00e7\u00e3o devido ao n\u00famero elevado de\nentregas que devem ser avaliadas. <\/p>\n\n\n\n<p>Todos os cen\u00e1rios tem suas vantagens\ne desvantagens. Deve-se escolher o melhor para a realidade da contratante e de\nsua capacidade de detalhar o que quer de entrega. &nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Sempre que se vai contratar trabalhos para mapeamento de melhoria de processos, fica a d\u00favida de como contratar e controlar. O primeiro passo para dirimir estas d\u00favidas \u00e9 entender como \u00e9 o seu cen\u00e1rio, e o quanto conhece do que quer mapear. 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