Neste ponto do caminho, a organização já possui uma visão única, mesmo que simplificada, de seus processos mais importantes na consecução – realização – da estratégia. Agora já é possível pontuar e definir quais são os processos de negócio com maior participação na criação de valor em direção ao objetivo do negócio – em direção à entrega do que o Cliente realmente valoriza.

Muito bem. Temos um mapa abrangente que é composto por três grupos de processos que formam os processos de negócio – os processos primários, de gestão e de suporte.

Agora é a hora de a organização definir quais destes processos, que já sofreram APAR, serão analisados em detalhes.

O ideal neste ponto é ter o patrocinador político da iniciativa e os gestores dos processos reunidos num mesmo fórum para definir os processos-alvo. Uma vez definidos seguindo a estratégia da organização, os gestores envolvidos precisarão garantir uma das partes mais delicadas desse tipo de iniciativa. Eles precisarão garantir “A Agenda” dos colaboradores.

Sim. Ter os colaboradores envolvidos no levantamento e diagnóstico dos processos é uma condição insubstituível, pois sem um número razoável de representantes dos processos, a iniciativa corre um grande risco de “pular” lacunas e “assumir” informações e situações sem a devida ratificação. Muito cuidado nesse ponto.

Considerando que os gestores dos processos por analisar garantem e permitem que seus colaboradores sejam entrevistados e os seus trabalhos diários analisados, neste passo será realizado o que é conhecido comumente como análise “As Is” – ou análise do processo como é. A fase de análise de processos é tão rica e complexa que foi o tema escolhido para ser abordado com a profundidade necessária no meu livro “Guia para Formação de Analistas de Processos”. Nele eu apresento os conhecimentos, as técnicas, as atividades e as ferramentas necessárias para a boa realização desta etapa. Seguindo o objetivo deste livro, neste ponto, basta ficar claro que a organização entrará em uma das fases mais sensíveis do ciclo de vida de BPM, e que a sua realização deve ser conduzida por profissional capacitado na disciplina. Este profissional é o Analista de Processos.

Devemos sempre procurar descobrir os tempos e recursos necessários para realização de cada atividade no processo, e mais ainda, devemos sempre buscar identificar os “pontos cinzentos” – pontos do processo onde as informações se perdem e os responsáveis não estão claramente definidos. Estes são pontos de troca de responsabilidade entre participantes dos processos. Estes são – invariavelmente, pontos de falha, acúmulo de trabalho, redução da capacidade do processo, e claro, pontos de grande risco – conhecidos também como “Handoffs”.