Muito bem. Agora já temos ao menos os nomes de todos os processos que a organização tenta cuidar em seu dia a dia. Mas, como sabemos – isso não basta.

O próximo passo da organização é promover um detalhamento mínimo de todos os processos atuais. Sim. Todos!

– Mas, Gart, já que iremos mudar os processos, isso não seria perda de tempo?

Você acha que investir em conhecimento é perda de tempo? Sei que não acha, afinal, se você acreditasse realmente nisso, não estaria lendo este livro. Então, meu caro, por que é que investir no conhecimento dos processos atuais da organização pode ser um desperdício?

Sem o conhecimento sobre a realidade atual dos processos, qualquer proposta de melhoria pode ser um erro e ainda piorar o cenário atual da sua organização. Não subestime esse ponto.

Portanto, querido leitor , descrever os processos em sua situação atual é um passo mais que importante para a nossa caminhada para fora do pântano do desconhecido. Esta etapa é que vai permitir a análise dos processos. Sem fazer uma análise dos processos, posso dizer sem medo de errar: Tudo estará igualmente certo ou errado.

Para descrever os processos a organização precisará de pessoas capacitadas, e de preferência, que tenham alguma prática em BPMN. Isso facilitará muito a continuidade das iniciativas e permitirá um refinamento evolutivo das descrições dos processos.

Neste ponto o mais importante é descrever os processos de forma simples e objetiva, tanto na forma de diagramas com BPMN, quanto na descrição textual complementar sobre os principais recursos envolvidos na sua realização.

Existem diversas técnicas para realizar a descrição de processos, mas vou manter o tom o menos tecnocrata possível neste livro e dizer que, até mesmo uma descrição textual sobre os principais passos do processo e o que ele pretende entregar pode servir para permitir o nosso caminhar, e nos habilitará ao próximo passo desta jornada.

Vale a dica de sempre nomear os processos com um verbo no infinitivo para denotar a ação que o processo realiza na intenção de entregar o produto ou serviço. Evite também longas declarações após o verbo.

Seja o mais objetivo e evidente possível – nunca utilize gerúndio. Não transforme o nome das atividades em verdadeiros testamentos, e pior ainda, com dois verbos. Usar dois verbos, normalmente, é igual a definir duas atividades/processos.

Gart Capote, CBPP

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